Zunehmende Digitalisierung in Unternehmen

So verzetteln sich im wahrsten Wortsinn immer noch zu viele, gerade auch kleinere Betriebe in einem Wust an Ablagen und Einzeldokumenten, die sich nicht nur als höchst zeit-, sondern auch personalintensiv erweisen. 

Und das Personal ist oftmals nicht ausreichend geschult und/oder nicht (mehr) auf der Höhe der digitalen Zeit, um mit einer (überlebens-)notwendigen Automatisierung in den buchhalterischen Arbeitsbereichen Schritt zu halten. Doch angesichts sich zunehmend dramatisch verschärfender Wettbewerbssituationen müssen Angebote schneller geschrieben, Rechnungen fristgerechter bezahlt und Steuererklärungen effektiver vorbereitet werden können – und: Die freiwerdende Zeit könnte anderweitig sinnvoll investiert werden.

Buchhalter werden auch morgen noch gebraucht
Eine Studie der Oxford University in England brachte es an den Tag: Im Zuge fortschreitender Digitalisierung in allen Lebensbereichen werden die Buchhalter von morgen zu prognostizierten 98 Prozent Softwareprogramme sein, die das klassische Berufsbild des Buchhalters ad acta legen werden. 

Was viele gerade ältere Kollegen von heute, die noch Papierbelege in verschiedenen Ordnern abheften und Rechnungen in digitaler Form ausdrucken, zwar nicht gerne hören werden: Buchhaltungssysteme mit entsprechender Buchhaltungssoftware werden zukünftig viele Aufgaben des Buchhalters übernehmen und das klassische Berufsbild weitestgehend ersetzen, wie es heute noch besonders eine ältere Belegschaft mit Leben füllt.

Die positive Nachricht: Auch der ältere Mitarbeiter von morgen wird bei der Buchführung nur von lästigen Routineaufgaben und einfacheren Buchungsvorgängen entlastet werden und darf sich über neue Tätigkeiten im Bereich digitaler Datenpflege vor dem Hintergrund einer Überwachung und Kontrolle freuen. 

So bedürfen komplexe buchungstechnische Abwicklungen auch in Zukunft des geschulten Know-hows gerade von denjenigen Fachkräften im Auftrags- und Belegwesen, die in der Buchhaltung oder auch im Steuerfachbereich arbeiten.

Buchhaltung 2.0
Das einhellige Credo der Befürworter allumfassender Buchhaltungssoftware lautet: Durch Automatisierungsprozesse werden Personalressourcen frei und führen zu massiven Kosteneinspareffekten. 

Bisherige Teilbereiche in der Buchhaltung werden konsequent in ein Gesamtsystem integriert, in dem sowohl Belege erfasst, Rechnungen geschrieben, alte Aufträge abgelegt und Daten für den Steuerberater zusammengestellt werden können. Selbst relevante Eckdaten für unternehmensstrategische Auswertungen und Budget-Planungen könnten leichter komprimiert und analysiert werden.

Durch zentrale Verwaltung aller buchungsrelevanten Daten in konzentrierter Form werden nicht nur Ressourcen wie Papier und Toner, sondern auch Büromaterialen, angefangen von Aktenordnern über Hefter bis hin zu Aktenschränken und -regalen eingespart – ganz abgesehen von nicht unerheblicher Zeitersparnis.

So könnten im Idealfall binnen weniger Sekunden betriebliche Auswertungen tagesgenau erstellt und aufbereitet werden. Sie versetzen die Führungsetagen jederzeit in die glückliche Lage, wertvolle Eckdaten für Handlungs- und Entscheidungsprozesse an die Hand geliefert zu bekommen, wie es bereits schon heute eine digitale Unternehmersoftware binnen weniger Sekunden leisten kann. Und für die Belegschaft und Anwender der Software bietet das den unschätzbaren Vorteil, die Büroarbeit schnell und komfortabel erledigen zu können. 

So werden besonders auch ältere Kollegen stärker von ermüdenden, immer wiederkehrenden Routineaufgaben entlastet, um ihre Arbeitskraft und ihr Zeitkonto stressfreier zu schonen und ihre wertvolle Erfahrung und Expertise in die freigewordene Zeit in anderen Tätigkeitsszenarien gewinnbringend investieren zu können.

Wechselnde Tätigkeiten in verschiedenen Arbeitsfeldern können wesentlich dazu beitragen, den Kopf eher freizuhalten, fit zu bleiben und geistigen Erschöpfungszuständen vorzubeugen, wie Arbeitspsychologen immer wieder betonen.

Nostalgie hat ihren Preis
Von Einzelfällen abgesehen scheint sich die Realität dagegen jedoch bislang vielfach anders darzustellen. So herrschen vielerorts noch Grundsätze und Gebaren einer durchaus traditionsbewussten Buchhaltung, wie Kritiker bemängeln. Ihrer Ansicht nach regierten in den buchhalterischen Abteilungen landauf, landab noch allzu viele Gewohnheiten aus dem 20. Jahrhundert, die vor dem Hintergrund globaler Märkte längst nicht mehr zeitgemäss seien.

Wer heute etwa als Selbständiger, Unternehmer oder Freiberufler arbeitet, verfügt über digitale Potentiale, die es früher nicht gab. So werden selbst heute noch Monat für Monat ganz selbstverständlich Schuhkartons mit Belegen an den Steuerberater weitergereicht, immer wiederkehrende Buchungssätze manuell geschrieben sowie Belege abgetippt, von Hand sortiert und in dicken Aktenordnern verstaut – getreu nach dem Motto: Was früher recht war, ist heute billig. Schliesslich hat man ja das buchhalterische Wissen von der älteren Generation erlernt und geerbt.

Digital zu digital
Was viele dabei übersehen: Einige Prozesse beschreiten die Barrieren zwischen analog und digital dabei mehrfach, und könnten konsequenterweise Ressourcen schonen, wenn mit Daten konsequenterweise nur auf der digitalen Schiene gearbeitet werden würde.

So könnten im Rahmen digitalen Belegwesens als dynamische Weiterentwicklung heutiger Finanzbuchhaltung Barbelege oder Kassenquittungen etwa bereits digitalisiert direkt an einen Steuerberater oder eine Buchführungsfirma versandt, Bankbewegungsdaten als Bestandteil der Buchführung direkt in elektronischer Form von der Bank übermittelt werden. 

Steuerberater wie auch Mandant könnten dann per verschlüsseltem Netz-Zugang auf die Daten zugreifen. Eine Smartcard bzw. ein USB-Stick mit Smartcard würde für unerlässliche Sicherheit der Authentifizierung sorgen. Zwischenablagen durch erneutes Ausdrucken und Analog-Ablage würden Schritt für Schritt abgebaut werden.

Statt digitale Belege erst auszudrucken oder ebenso umgekehrt ausgedruckte Belege zu digitalisieren und so ständig zwischen analogem und digitalem Horizont hin- und herzupendeln, könnten Zulieferer wie Kooperationspartner angewiesen werden, Belege und Rechnungen ausschliesslich digital zu versenden.

So ist der Ruf nach betriebsinternen Schulungen laut, die besonders älteren Mitarbeitern den Weg ins digitale 21. Jahrhundert ebnen helfen und ihnen die Vorzüge und Chancen eines hohen digitalen Automatisierungsgrades in Schulungsszenarien möglichst plastisch vor Augen führen können.

Nicht zuletzt auch aus dem Grund boomt eine Branche an Unternehmensberatern, Schulungszentren und Ausbildungstrainern, die trotz eines landläufig grassierenden Jugendwahns in den Unternehmen die Bedeutung älterer Belegschaft längst erkannt haben – das Neuzeit-Phänomen von zurückgeholten Rentnern als beratende Wirtschaftssenioren in Betrieben lässt mittlerweile in einer wachsenden Zahl von Branchen grüssen.

Ältere Mitarbeiter sollten aus ihrer Sicht nicht nur die Chance, sondern auch das Recht erhalten und wahren, durch Weiterbildung etwa vermittelt zu bekommen, dass es für eine automatische Digitalisierung nur in analoger Form vorliegender Belege mittlerweile auch automatische Konversions-Optionen wie etwa Apps gibt. Diese können bereits beim Posteingang analoge Rechnungen konvertieren, bevor sie anschliessend automatisch im digitalen Buchhaltungssystem integriert und abgelegt werden können. Spezielle Scan-Apps sind in der Lage, Belege einzuscannen und im System hochzuladen.

Ausblick: Zukunftsweisendes Handling dank künstlicher Intelligenz
Sogenannte Machine Learning Algorithmen – intelligente, selbstlernende Programme – sind heute schon nahezu gängiger Mainstream in innovativen Büros, da sie fähig sind, aus Daten zu lernen und das Gelernte zu verallgemeinern.

In der Buchhaltung liesse sich das Szenario dadurch gewinnbringend einsetzen, indem etwa nach eingehender Datenanalyse Belege in die korrekten virtuellen Ordner zu- und eingeordnet sowie gleichzeitig automatisch verbucht werden könnten.

Der Vorteil dabei: Das lernfähige System profitiert dabei von gesteigertem Datenaufkommen durch zunehmende Zielgenauigkeit bei der Zuordnung der Belege. In einem volldigitalisierten Buchhaltungsbüro könnten zudem etwa Ausgangsrechnungen an Kunden

- direkt im Buchhaltungssystem erstellt
- über eine Schnittstelle eingespielt werden.

Mit der digitalisierten Rechnung erhält der Kunde dann direkt auch einen Link zu seinem persönlichen Kundencenter. Dort kann er die offenstehenden Forderungen dann mit Bezahlsystemen wie etwa PayPal, Stripe oder anderen bequem wie umgehend begleichen.